Zakres
W niniejszym dokumencie podano wytyczne i zalecenia dotyczące planowania, wdrażania, utrzymania i usprawniania ochrony zbiorów archiwalnych i bibliotecznych przez: - zalecenia i wytyczne dotyczące planowania ochrony i bieżącego zarządzania zbiorami fizycznymi w archiwach i bibliotekach; - procedury zarządzania zbiorami w magazynach, pracowniach naukowych i czytelniach, pracowniach konserwatorskich, a także podczas wystaw i w czasie transportu; - wytyczne i zalecenia dotyczące właściwych osłon i pojemników dla zbiorów archiwalnych i bibliotecznych. Niniejszy dokument stosuje się do ochrony zbiorów fizycznych archiwów i bibliotek w instytucjach oraz zbiorów o dużych i małych rozmiarach. Stosuje się go do wszystkich zbiorów przechowywanych przez instytucję, zarówno zbiorów własnych, jak i depozytów lub wypożyczeń z innych instytucji. W celu odniesienia uwzględniono pewne informacje o konserwacji zbiorów cyfrowych, zarówno naturalnych, jak i zdigitalizowanych. Niniejszy dokument stosuje się również do zbiorów, które są zarządzane przez instytucje rządowe. Niniejsze wytyczne są przeznaczone dla zbiorów, które są chronione w celu ich długotrwałego użytkowania. Jest niezbędne, aby zbiory przeznaczone do długotrwałego użytkowania były zarządzane w sposób ograniczający wiele ryzyk, które mogą spowodować ich utratę, w tym katastrofalne straty spowodowane pożarem i powodzią, ryzyka związane z wandalizmem i kradzieżą, niestabilność materiałów, z uwzględnieniem filmów octanowych i kwaśnego papieru. Zarządzanie zbiorami odnosi się do ryzyk w perspektywie całościowej. Uznano, że jest aby konieczne ustępstwa były oparte, wśród innych czynników, na wielkości zbiorów w archiwach i bibliotekach. Ustępstwami można zarządzać, jeżeli w procesach decyzyjnych zostaną uwzględnione takie czynniki, jak użyteczność, znaczenie, podatność zbiorów oraz wiedza ekspercka i najlepsze praktyki z różnych dziedzin. Niniejszym dokumentem objęto w szczególności działania wymagane do zarządzania warunkami środowiskowymi, które są istotne dla polityki i planu ochrony zbiorów w instytucji. Obejmują one monitorowanie stabilności warunków klimatycznych, kontrolę ekspozycji na światło, zapobiegawcze środki oczyszczania oraz czyszczenie magazynów. W niniejszym dokumencie nie uwzględniono zabiegów konserwatorskich poszczególnych obiektów w zbiorze.
